Sofort: Krankmeldung erfassen
Digital, mit Zeitstempel und Vertreter-Trigger.
#1 Personalausfall Software in Deutschland
Was tun bei Personalausfall? – Der Leitfaden
Krankmeldung um 5 Uhr morgens – und jetzt? Die Antwort in 5 Schritten, plus die Tools, die den Stress dauerhaft eliminieren.
Warum unsere Was tun bei Personalausfall führend ist
Skill-Matching prüfen
Welche Qualifikationen werden für die Schicht gebraucht?
Springer parallel anfragen
WhatsApp an mehrere passende Kandidaten gleichzeitig.
ArbZG-Check vor Buchung
Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Tarif – automatisch.
Buchung & Doku
Bestätigung an alle, Audit-Log erstellt.
Nachbereitung
Statistik nutzen, Springer-Pool wachsen lassen.
Schritt 1: Krankmeldung sofort digital erfassen
Je früher die Krankmeldung im System ist, desto mehr Zeit bleibt für die Ersatzsuche. Optimal: Mitarbeitende melden sich per WhatsApp-Bot oder App selbst krank.
- Zeitstempel automatisch
- Trigger für Vertretungssuche
- Information an alle Beteiligten
- AU-Bescheinigung digital nachreichbar
Schritt 2: Anforderungsprofil der Schicht prüfen
Welche Skills, Qualifikationen, Berechtigungen werden gebraucht? Die Software macht das automatisch – manuell dauert es 10–15 Minuten pro Ausfall.
Schritt 3: Parallele Anfrage an qualifizierte Springer
Statt nacheinander zu telefonieren: gleichzeitige WhatsApp-Anfragen an alle passenden Mitarbeitenden. Die erste Zusage gewinnt – fair durch Algorithmus.
- Antwortquote >80 %
- Zeit bis Antwort: oft <2 Min.
- Faire Rotation der Anfragen
- Transparente Doku jeder Anfrage
Schritt 4: ArbZG- und Tarif-Check vor Buchung
Bevor die Vertretung gebucht wird: Ruhezeit, Wochenarbeitszeit, Tarifregeln werden automatisch geprüft. Kein Verstoß durch Zeitdruck.
Schritt 5: Bestätigung, Doku, Nachbereitung
Alle Beteiligten werden informiert. Das Audit-Log dokumentiert jeden Schritt. Statistik hilft, den Springer-Pool gezielt auszubauen.
Direkter Vergleich: Methoden des Ausfallmanagements
| Manuelle Telefonkette | Excel/WhatsApp-Gruppen | Ausfallmanager | |
|---|---|---|---|
| Zeit bis Ersatz | 3–5 Std. | 1–3 Std. | < 5 Min. |
| ArbZG-Prüfung | Manuell | Keine | Automatisch |
| DSGVO-Konformität | Unklar | Verstoß möglich | Voll konform |
| Audit-Trail | Nein | Nein | Vollständig |
| Leihpersonalkosten | Hoch | Mittel | −60 % |
| Skalierbar bis | — | ≤ 30 MA | 10.000+ MA |
Demo zur Was tun bei Personalausfall anfordern
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen live, wie der Ausfallmanager Ihre Telefonkette ersetzt.
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